1992

District Office Profile

Toronto District: Innovation makes it work

By Sonya Verheyden

With the largest workload in the country, the most complex radio spectrum in the region to manage, and staff relocation to a distributed office in sight, innovation is part of daily life at the Toronto District Office.

The Toronto district is often chosen to test some of the newest technologies produced by the largest manufacturers. According to District Director Mike Power, "We are given the opportunity to experiment with new equipment, and new ways of doing the job. With the challenges facing the district in today's environment, providing people with the tools to improve and improvise is vital. Our five managers and their staff perform extremely well and through their combined efforts we have what I think is one of the best districts in the country."

Innovation is also responsible for a new position at the Toronto District Office. Cathy Bolan is the District Consultant for Communications and Culture. With increased regionalization of cultural programs, a decision was made to also provide service at the local level. "The idea is to have a front-line person readily available to assist clients," explains Bolan. Toronto is currently the only district office in the Ontario region to implement this, however plans are underway to place consultants in each district office.

As Manager of Authorization, Jack Holt is responsible for the testing of radio operators and the granting of authorization for radio spectrum usage. Ten inspectors and two technical and administrative specialists provide the authorization services. Radio station licensing is a highly time­consuming process due to Toronto's congested radio frequency environment, and the frequency co-ordination process between Canada and the United States. Holt explains, "Our district's proximity to the United States means that much of what we do with our spectrum may affect theirs, and vice versa."

In Spectrum Control, Manager Watson Reed handles field activities such as interference, inspections, enforcement and compliance. The office has a high level of trainees who rotate between the Authorization and Spectrum Control sections. "It is a real challenge to balance workload with training to maintain our high quality of service to clients," says Reed.

John Baggio is the acting Section Head for Spectrum Development. The section assesses requests for additional or dedicated spectrum (spectrum allocated to specific services). "We work hard to accommodate as many users as possible while working within the limitations of acts, regulations and policies, however, spectrum is a limited resource," says Baggio. The section is also responsible for the district training requirements and maintains the emergency communications plan in co-operation with police, fire departments and municipalities.

The Support Services section consists of eight Technical and Administrative Assistants who provide technical, administrative and financial support for the district's program delivery. "Duties of staff range from data entry and word processing to serving clients at the counter, licensing of ship, amateur, and aircraft radio stations, and the collection of licensing revenues," explains Yagoda Bulat, Manager for Support Services. In the 1992-93 fiscal year, over $15 million in renewal fees were collected in the district.

Under the distributed office project, seven district staff members will transfer to a Burlington sub-office this September. The move will benefit many staff members, some of who commute as much as four hours a day. Staff will also have greater responsibility for program delivery.

(Sonya is a co-op student from the University of Waterloo, currently working with Public Affairs, Ontario Region.)

1992

Profil d'un bureau de district

Le district de Toronto : l'innovation au menu

par Sonya Verheyden

Innover fait partie du quotidien au bureau de Toronto, plus occupé qu'aucun autre au pays et qui gère la gamme de fréquences la plus complexe de la région tout en se pré­parant à décentraliser une partie de son personnel.

Le district de Toronto est souvent choisi pour essayer les techniques de pointe produites par les plus grands fabricants. «Nous servons volontiers de terrain d'essai pour de nouveaux équipements et de nouvelles méthodes de travail, précise Mike Power, directeur du bureau. Avec les défis qui s'offrent au district aujourd'hui, il est crucial de fournir aux employés des outils pour s'améliorer et improviser. Nos cinq gestion­naires et leur personnel sont hors pairs; grâce à eux, notre district est à mon avis l'un des mieux servis au pays.»

Dans le même esprit d'innovation, on a créé un nouveau poste. Cathy Bolan est conseillère pour le district dans le domaine des communications et de la culture. Avec la régionalisation accrue des programmes culturels, on a décidé d'offrir également le service à l'échelle locale. «Il s'agit de mettre quelqu'un, en première ligne, à la disposition des clients», explique Mme Bo­lan. Le bureau de Toronto est actuellement le seul de la région de l'Ontario à le faire. Toutefois, tous les bureaux de district seront appelés à l'imiter.

Gestionnaire de l'autorisation, Jack Holt vérifie les compétences des opérateurs radio et les autorise à utiliser le spectre des fréquences radio. Dix inspecteurs et deux spécialistes techniques et administratifs assurent les services d'autorisation. Vu l'encombrement du spectre dans la région de Toronto et la nécessité de coordonner l'utilisation des fréquences entre le Canada et les États-Unis, la délivrance des licences radio demande énormément de temps. «La proximité de notre district avec les États­Unis, explique M. Holt, fait en sorte que beaucoup de nos opérations peuvent influencer les leurs, et vice-versa.»

Responsable du contrôle du spectre, Watson Reed dirige les activités locales telles que le contrôle du brouillage, les inspections, l'application de la loi et des règlements. Le bureau compte beaucoup d'employés en formation affectés tour à tour à l'autorisation et au contrôle du spectre. «C'est tout un défi de mener de front les opérations courantes et la formation, tout en assurant à nos clients un service de grande qualité», dit M. Reed.

John Baggio est chef intérimaire à la section du Développement du spectre qui évalue les demandes de fréquences supplémentaires ou de fréquences affectées en propre (à des services particuliers). «Nous travaillons fort pour satisfaire le plus grand nombre d'utilisateurs possible tout en respectant les limites fixées par les lois, les règlements et les politiques. Mais le spectre est une ressource limitée», dit M. Baggio. La section s'occupe aussi de la formation dans le district ainsi que du plan de communication d'urgence en collaboration avec les services de police, d'incendie et les municipalités.

Les services de soutien regroupent huit adjoints techniques et administratifs fournissant une aide technique, administrative et financière à l'exécution des programmes du district. «Leurs fonctions sont variées, explique Yagoda Bulat, gestionnaire des services de soutien : traitement de texte, introduction de données, service au comptoir, délivrance de licences radio de navire, d'amateur et d'aéronef, perception des recettes de la délivrance des licences.» Au cours de l'année financière 1992-1993, le bureau de district a recueilli plus de 15 millions de dollars en droits de renouvelle­ment de licence.

Dans le cadre du projet de décentralisation, sept employés du district seront réinstallés à Burlington dans un bureau auxiliaire en septembre prochain. Le déménagement sera avantageux pour beaucoup d'entre eux qui passent jusqu'à quatre heures par jour à faire la navette entre leur domicile et le bureau. En outre, les employés auront plus de responsabilités dans l'exécution des programmes.

(Sonya Verheyden est étudiante à l'Université de Waterloo et travaille présente­ment à la Direction des affaires publiques du bureau régional de l'Ontario.)